Hướng dẫn quản lý công việc bằng Google Calendar trong Gmail

Gmail hiện nay là dịch vụ gửi và nhận thư trực tuyến được nhiều người lựa chọn sử dụng cho công việc trao đổi của mình. Và nếu như bạn lựa chọn Gmail là phương tiện chính cho công việc hàng ngày, thì hãy sử dụng thêm tính năng có sẵn trong Gmail là Google Calendar.

Tính năng này sẽ giúp chúng ta lên kế hoạch cho công việc được cụ thể hơn. Từ đó, người dùng có thể quản lý cũng như sắp xếp công việc khoa học và hiệu quả hơn rất nhiều. Bạn sẽ không cần phải sử dụng thêm phần mềm nhắc việc nào khác, mà có thể kết hợp Google Calendar ngay trên Gmail.

Bước 1:

Chúng ta đăng nhập tài khoản Gmail trên Google. Tại giao diện chính, bạn nhấn chọn vào biểu tượng răng cưa rồi chọn Settings.

Bước 2:

Tiếp đến tại giao diện Settings, nhấn chọn vào tab Labs. Kéo xuống bên dưới phần Available Labs, bạn sẽ tích vào nút Enable ở mục Google Calendar gadget. Cuối cùng nhấn Save Changes ở cuối giao diện để lưu lại thay đổi này nhé.

Bước 3:

Quay trở lại giao diện trên Gmail sau khi đã lưu lại thiết lập, nhấn chọn vào biểu tượng 3 dấu chấm ở phía cuối bên trái giao diện để hiển thị Google Calendar.

Ngay khi click chuột vào đó, mục Google Calendar sẽ xuất hiện như hình dưới đây.

Bước 4:

Khi nhấp chuột vào mục Google Calendar, một cửa sổ thu nhỏ với những tùy chọn lên danh sách công việc sau:

• Today: những sự kiện của ngày hôm nay đã lưu.
• Add: Thêm công việc, sự kiện.
• Options: Tùy chỉnh cho Google Calendar.

Chẳng hạn tôi sẽ lên lịch cho công việc sắp tới trong mục Add, sau đó nhấn Quick Add để thêm trong danh sách.

Bước 5:

Sau khi đã thêm, nội dung công việc sẽ xuất hiện trong bảng của Google Calendar. Chúng ta tiến hành nhập nội dung cho các công việc khác với thao tác tương tự. Nếu kế hoạch của bạn đã kèm theo ngày, Google Calendar sẽ sắp xếp theo lịch. Với công việc không theo ngày sẽ mặc định công việc cho ngày hiện tại.

Bước 6:

Để xem chi tiết về ngày tháng của công việc đã tạo, chúng ta nhấn vào mục Options bên dưới và chọn Open Calendar.

Bước 7:

Xuất hiện giao diện Google Calendar mới. Tại đây, chúng ta sẽ quản lý các công việc cũng như lên lịch được kỹ lưỡng hơn khi có các mốc thời gian trong ngày. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể thêm công việc, chỉnh sửa lịch đã lên ngay trong giao diện này.

Để thêm công việc mới, bạn chỉ cần click vào ngày muốn thêm và chọn giờ nếu muốn. Sau đó nhấn Create để tạo mới.

Bước 8:

Nếu muốn chỉnh sửa công việc đã lưu, chúng ta nhấn vào lịch và chọn Edit.

Trong giao diện chỉnh sửa, bạn có thể thay tên cho công việc, chọn thời gian, viết nội dung cụ thể cho công việc, thậm chí chọn màu sắc cho công việc để dễ phân biệt trong lịch. Cuối cùng nhấn Save để lưu lại toàn bộ thay đổi.

Nếu không muốn xóa bỏ sự kiện thì nhấn Delete bên trên.

Khá hữu ích đúng không?! Chúng ta có thể lên lịch nhanh chóng với bảng công việc cụ thể theo từng ngày, từng giờ và đặt màu sắc cho các công việc để dễ dàng phân biệt hơn. Đừng bỏ qua công cụ hữu ích Google Calendar có sẵn trong Gmail để  tăng hiệu quả công việc của mình hơn.

Tham khảo thêm các bài viết sau:

• Hướng dẫn sử dụng Calendar với Google Calendar trong Windows 10

• Hướng dẫn tạo Group, nhóm Email trong Gmail

• Hướng dẫn xóa, thay đổi, thêm số điện thoại trong Gmail

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Nguồn: Quan Tri Mang