Những tính năng của Google Docs không thể bỏ qua

Google Docs là một ứng dụng trực tuyến của Google giúp bạn soạn thảo, biên tập, quản lý và chia sẻ văn bản thuận tiện và nhanh chóng. Bên cạnh việc sử dụng phím tắt để làm việc nhanh chóng và hiệu quả, Google còn tích hợp thêm cả tính năng Voice Typing. Tính năng Voice Typing của Google ngoài khả năng phân biệt chấm (.) phẩy (,) còn được triển khai với hơn 40 ngôn ngữ khác nhau. Để hiểu rõ hơn những tính năng khác của Google Docs, bạn tham khảo bài viết dưới đây.

1. Tìm kiếm nhanh chóng

Bạn có thể tìm kiếm một tập tin cụ thể hoặc thư mục trong Google Drive hoặc Google Docs, Google Sheets, Google Slides…. bằng cách nhập một từ hoặc cụm từ vào khung tìm kiếm ở đầu trang.

Bạn có thể tìm kiếm một cách cụ thể hơn bằng cách bấm vào dấu mũi tên hướng xuống ở cạnh nút Search, một khung sẽ hiển thị với 3 thuộc tính giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn gồm:

• File type: tìm theo định dạng file như thư mục, văn bản, PDFs, ảnh,….

• Opens With: tập tin có thể mở bằng những công cụ xác định như Google Docs, Google Drawing, Google Sheets,….

• Ownership: tìm file dựa trên thông tin về sở hữu như file của bạn, file của bất kỳ một ai đó….

2. Mở Menu lệnh ẩn trên Google Docs nhanh chóng

Google Docs là một trình soạn thảo văn bản trực tuyến nhưng cũng được chú trọng vào tính năng dùng tìm kiếm để chạy những lệnh thông dụng tương tự như trên Microsoft Office.

Để chạy menu lệnh ẩn, trên màn hình Google Docs bạn nhấn tổ hợp phím Alt + /, con trỏ sẽ di chuyển vào khung Search, bạn có thể nhập vào đó để tìm một lệnh mà bạn muốn chạy.

3. Chuyển ghi chú từ Google Keep vào Docs

Google Keep là một công cụ nhỏ tiện lợi giúp bạn tạo một ghi chú nhanh chóng. Một trong những tiện ích lớn nhất của Google Keep là có thể nhanh chóng đưa nội dung ghi chú từ Keep vào ngay Google Docs để có thể thực hiện hiệu chỉnh và chia sẻ nhanh chóng chỉ với một cú click chuột.

4. Xem những từ bạn hay dùng nhất trong bài

Trong Google Docs, bạn có thể cài đặt và sử dụng Tag Generator để xem bất kỳ tài liệu nào có khoảng 50 từ hoặc nhiều hơn. Cài đặt Add-on Tag Cloud Generator bằng cách vào trình đơn Add-ons > chọn Get Add-ons… tìm và chọn cài Tag Cloud Generator (chú ý sẽ có một popup trình duyệt, bạn phải cho phép thì cửa popup mới hiện ra để nhấn Accept).

Để đếm tần suất xuất hiện từ trong văn bản của mình trên Google Docs, bạn chọn vào menu Add-ons > Tag Cloug Generator > Creat tag cloud, khung bên phải sẽ xuất hiện những từ xuất hiện nhiều nhất (sẽ có kích thước chữ lớn nhất) trong văn bản của bạn. Khi gõ tiếp nội dung, bạn có thể dùng lại lệnh này bằng cách nhấp vào nút Refresh Cloud để kiểm tra lại.

5. Tìm kiếm và chèn vào văn bản bằng 1 cú click chuột

Với thanh công cụ Research Tool bạn có thể tìm kiế thông tin một cách nhanh chóng mà không cần phải rời trang văn bản.
Research Tool sẽ xuất hiện thành 1 thanh dọc bên cạnh phải giúp bạn nhập nội dung từ khóa cần tìm kiếm, đồng thời có thể chèn trực tiếp thông tin từ kết quả đó vào văn bản đang soạn thảo trên Google Docs hoặc Google Slide. Để kích hoạt tính năng này bạn vào Menu Tools chọn Research.

6. Định dạng văn bản

Cũng giống như Microsoft Word, Google Docs cho phép bạn copy (sao chép) hoặc dán bất kỳ nội dung nào vào một đoạn text khác. Để thực hiện, đầu tiên bạn chọn đoạn văn bản cần sao chép thuộc tính, kế đến nhấp vào biểu tượng Paint format rồi lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn dán thuộc tính đó vào.

7. Chèn hình ảnh miễn phí vào văn bản

Google Docs bao gồm cả Google Image Search giúp bạn nhanh chóng tìm và chèn hình ảnh minh họa vào bài viết.

Những hình ảnh này được Google lựa chọn từ 2 nguồn là Life và Stock Images. Hình ảnh trong Life được bố trí thành các chủ đề cho bạn lựa chọn, những hình ảnh này được đánh dấu dùng cho cá nhân hoặc dành cho doanh nghiệp sử dụng chỉ riêng trên nền tảng Google Drive nên bạn không phải lo lắng về vấn đề bản quyền.

Năm 2012, Google lưu trữ 5.000 hình ảnh khác nhau về các chủ đề tự nhiên, thời tiết, động vật, thể thao, thực phẩm, giáo dục, công nghệ, âm nhạc….

8. Tag bạn bè vào một đoạn văn bản

Google Docs được tích hợp tính năng tag bạn bè vào một đoạn văn bản. Bạn có thể tag bạn bè của mình vào một văn bản hay một đoạn văn bản bất kỳ nào. Trên Google Docs bạn chỉ cần chọn một đoạn văn bản cần bạn bè mình chú ý, sau đó chọn Insert rồi chọn Comment, tại hộp thoại comment bạn gõ @ hoặc dấu + rồi nhập tên hoặc địa chỉ mail người mà bạn muốn tag.

Google Docs sẽ tự động chọn tên từ danh sách liên lạc Gmail của bạn và gửi mail thông báo cho người bạn đó. Nếu người đó không có quyền truy cập trực tiếp văn bản mà bạn tag, bạn phải thiết lập lại quyền cho phép với người sử dụng.

9. Chèn công thức toán học vào văn bản

Để chèn công thức toán học vào văn bản trên Google Docs, bạn chọn Insert > Equation và chọn từ bảng Equation Editor.

Để nhanh chóng chèn được các công thức toán thì Google đã đưa ra danh sách các bộ ký tự thông dụng và cách gõ các ký tự này. Bạn có thể truy cập vào https://support.google.com/docs/answer để tham khảo.

10. Tra cứu danh sách phím tắt

Sử dụng phím tắt trên Google Docs giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Vì thế Google cung cấp cho bạn một danh sách những phím tắt dùng trên Google Docs, để mở danh sách này bạn bấm Ctrl + / (đối với người dùng Mac là Command + /).

Đồng thời Google Docs cũng cho phép bạn tạo ra những tổ hợp phím tắt của riêng mình dùng để gõ tắt văn bản. Để làm việc này bạn vào mục Tools > Preferences > Automatic Substitution rồi nhập những nội dung bạn muốn gõ tắt.

Xem thêm:

Danh sách phím tắt cho Google Docs trên máy tính (Phần 1)

Danh sách phím tắt cho Google Docs trên Mac (Phần 2)

11. Tạo CV, danh thiếp, bìa thư, hóa đơn, đơn xin nghỉ việc với Google Docs Templates

Bạn có thể tạo bất kỳ một CV, đơn xin nghỉ việc, hóa đơn.... bằng cách sử dụng mẫu trên Google Docs Templates hoặc có thể tự tạo một mẫu CV, đơn xin nghỉ việc... riêng cho mình dựa trên mẫu đã có.

Templates nằm phía trên cùng trang chủ Goolge Docs. Click vào More ở phía trên cùng bên phải để duyệt qua các tùy chọn.

12. Voice typing

Chức năng nhận diện giọng nói được đưa vào hoạt động trên Google Docs. Thay vì gõ từng câu từng chữ một, bạn hoàn toàn có thể thoải mái đọc rõ ràng những điều muốn viết và Google Docs sẽ làm điều đó giúp bạn. Đặc biệt hơn, Voice typing hỗ trợ đến 40 ngôn ngữ khác nhau.

Để kích hoạt tính năng này, bạn hãy mở bất kì một văn bản trên Google Docs bằng trình duyệt Chrome. Sau đó vào Tools, chọn Voice typing. Lưu ý bạn phải có một microphone để đọc văn bản của mình, kể cả dấu chấm dấu phẩy cũng không được bỏ qua.

13. Từ điển

Nếu bạn viết một từ và muốn kiểm tra xem từ đó bạn viết đúng hay không, hoặc bạn muốn tìm nghĩa của từ đó….Thay vì mở một cửa số trình duyệt mới, bạn có thể tìm kiếm nghĩa của từ đó ngay cạnh tài liệu của mình.

Bạn chỉ cần ấn chuột phải vào từ bạn muốn tìm nghĩa và chọn Define. Công cụ Reasearch Tool sẽ tra cứu từ bạn cần trên internet, bạn có thể xem nghĩa của từ xuất hiện bên phải màn hình của bạn.

Chúc các bạn vui vẻ!

Nguồn: Quan Tri Mang