Làm sao để tạo bảng phân công công việc trên Gmail?

Hầu hết mọi người đều sử dụng Gmail với chức năng chính là gửi và nhận thư điện tử. Tuy nhiên, Gmail còn có nhiều những công dụng khác mà chúng ta chưa biết, chẳng hạn tính năng tạo bảng phân công và quản lý công việc.

Nói về công cụ ghi chú trên máy tính thì không phải không có. Chúng ta có thể kể đến những cái tên như Sticky Notes, Evernote,.. Nhưng tại sao bạn không sử dụng ngay tính năng ghi chú, nhắc công việc trên Gmail để không cần phải cài đặt thêm ứng dụng nào khác. Nhờ vào tiện ích cài đặt Sortd Smart Skin for Gmail, mà Gmail của bạn sẽ hữu dụng hơn so với tính năng cơ bản chỉ gửi hay nhận thư.

Sortd Smart Skin for Gmail làm việc trên cả hai trình duyệt Google Chrome hoặc Firefox. Sau khi cài đặt tiện ích, chúng ta có thể ghi chú và phân công mọi công việc để có thể thuận tiện quản lý dễ dàng. Vậy cách hoạt động của Sortd Smart Skin for Gmail như thế nào? Hãy cùng Quản trị mạng tìm hiểu trong bài hướng dẫn dưới đây.

Bước 1:

Trước hết, bạn hãy truy cập vào link dưới để tiến hành cài đặt tiện ích Sortd Smart Skin for Gmail. Bạn sử dụng trình duyệt Chrome hoặc Firefox đều được

• Tải tiện ích Sortd Smart Skin for Gmail 

Tại giao diện chính của trang chủ, nhấn chọn vào nút Get Sortd.

Bước 2:

Sau đó, chúng ta tiến hành điền thông tin người dùng vào giao diện mới rồi nhấn Submit ở bên dưới.

Tiếp đến, chúng ta nhấn chọn Add Sortd to Gmail để tải tiện ích về máy tính.

Bước 3:

Xuất hiện cửa sổ cài đặt, người dùng nhấn chọn Thêm tiện ích để cài đặt trên trình duyệt

Bước 4:

Bước tiếp theo, chúng ta sẽ chuyển đến giao diện đăng nhập tài khoản Gmail. Tại cuối thanh địa chỉ, bạn sẽ thấy biểu tượng Sortd Smart Skin for Gmail xuất hiện. Đồng thời tại giao diện bên phải của hộp thư Gmail chúng ta cũng thấy danh mục của tiện ích Sortd.

Bước 5:

Khi chúng ta nhấn vào mục Sort bên phải giao diện, sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu quyền truy cập vào tài khoản Gmail với các thông tin cá nhân. Nhấn chọn Allow để cho phép.

Bước 6:

Tại giao diện của Gmail, nhấn chọn vào nút Sortd có màu đỏ và xuất hiện giao diện nhập công việc như hình dưới. Giao diện của Sortd gồm 4 cột chính như sau:

• Cột To do: là những việc chúng ta cần làm.
• Cột Follow up: sắp xếp cho những công việc cần làm sắp tới.
• Cột List 1 và Cột List 2: danh sách công việc.

Bước 7:

Tiếp đến chúng ta nhấn vào một thư bất kỳ, bạn sẽ thấy xuất hiện 3 biểu tượng với 3 tính năng khác nhau, trong đó:

• Snooze until: biểu tượng đồng hồ dùng để nhắc thông báo sau một thời gian nào đó.
• Archive: biểu tượng thư mục để Lưu trữ email.
• Recycle: Xóa email được chọn.

Bước 8:

Để đưa email vào mục những việc cần làm để theo dõi vào quản lý, chúng ta nhấn chuột trái vào email đó rồi giữ và kéo chúng tới thư mục muốn dùng là được.

Email đã xuất hiện trong cột To do như hình dưới, bạn cũng có thể đưa công việc sang những mục khác đều được. Tại từng cột công việc, chúng ta nhấn vào mũi tên xổ xuống, sẽ thấy có một số tùy chọn như:

• Add task: Thêm nhiệm vụ công việc.
• Add a list: Thêm một danh sách mới.
• Rename list: Đổi tên tiêu đề của mục được chọn.
• Delete this list: Xóa toàn bộ mục được chọn.

Bước 9:

Quay trở lại giao diện Gmail, chúng ta sẽ nhìn thấy những thư nào được đưa vào bảng danh sách công việc sẽ có từ Sortd ngay bên cạnh. Phần menu bên trái cũng đã xuất hiện thêm mục Sortd, với số lượng email có trong bảng phân công.

Bước 10:

Lúc này, giao diện Sortd sẽ thu nhỏ về phía bên phải của giao diện. Tại đây, chúng ta có thể đổi nhanh giữa các cột khi nhấn vào mũi tên hai chiều như hình.

Ngoài ra, thanh công cụ của Sortd có thể thu nhỏ, phóng to hay ẩn dễ dàng. Hoặc cũng tại cửa sổ thu nhỏ, chúng ta có thể tùy chỉnh các thư có trong cột danh sách công việc khi nhấn vào biểu tượng mũi tên.

Như vậy, những công việc mà bạn cần làm trên Gmail đã được quản lý khoa học và sắp xếp gọn gàng hơn rất nhiều khi sử dụng tiện ích Sortd Smart Skin for Gmail. Chúng ta chỉ cần mở các cột công việc và kiểm tra mọi thứ mà thôi. Hãy thử cài đặt tiện ích Sortd Smart Skin for Gmail để mọi công việc trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn nhé.

Tham khảo thêm các bài sau đây:

• Hướng dẫn tạo Group, nhóm Email trong Gmail

• Hướng dẫn xóa vĩnh viễn lịch sử Google

• Những thủ thuật giúp bạn làm chủ Gmail trên Android

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Nguồn: Quan Tri Mang