Chia sẻ tài liệu Office 365 - Phần 4

Tiếp theo bài "Office 365 - Truy cập OneDrive từ mọi thiết bị". Đến đây, bạn đã cài được OneDrive lên máy tính và các thiết bị di động, mọi file được lưu trên OneDrive từ ... Tiếp theo bài "Office 365 - Truy cập OneDrive từ mọi thiết bị". 

Đến đây, bạn đã cài được OneDrive lên máy tính và các thiết bị di động, mọi file được lưu trên OneDrive từ bây giờ có thể được chia sẻ giữa các thiết bị với nhau, không chỉ có file Office.

Có hai cách cơ bản để chia sẻ file không phải Office trên OneDrive: từ máy tính hoặc từ thiết bị di động, hoặc từ OneDrive Online trên trình duyệt.

Chia sẻ file thông qua OneDrive Online

Bạn sẽ cần sử dụng OneDrive Online để quản lý các thiết lập truy cập, như tạo thư mục đặc biệt nào đó để chia sẻ mà thôi. Chúng ta hãy bắt đầu từ đây.

Đăng nhập vào tài khoản Office 365 của bạn bằng trình duyệt như trong phần 1, và vào OneDrive từ đây. Trong mục OneDrive Online, nhấn vào File trong thanh bên trái để xem file và thư mục. Trên PC, bạn nhấn chuột phải vào một file trong trình duyệt và chọn Share trong menu xuất hiện. Trên thiết bị di động, bạn nhấn vào tên file lâu một chút trong trình duyệt để chọn file, sau đó chạm vào nút chia sẻ ở thanh công cụ.

Như trong hình 13, bạn chọn tùy chọn cần chia sẻ từ cửa sổ: Invite People hay Get a Link. Hai tùy chọn này cũng xuất hiện trong các ứng dụng Office 2016. 

Hình 13: Cửa sổ Share trong OneDrive Online khi chọn một thư mục hay file cần chia sẻ.

Tùy chọn Invite People gửi một email có một đường link đến file hay thư mục đó. Bạn có thể chia sẻ tài liệu theo cách này để truy cập được trong Office Online hay OneDrive Online. Bạn có thể phân quyền chỉnh sửa tài liệu, cũng như tính năng này có ghi chú trong email. 

Mẹo: Bạn có thể gửi lời mời đến một nhóm người, nếu IT thiếp lập nhóm người trong Office 365. Nhưng không may là nhóm trong email Exchange lại không tự động có sẵn trong chia sẻ file của OneDrive. Các nhóm OneDrive phải được thiết lập riêng rẽ và chỉ có người quản trị mới chỉnh sửa được nhóm này.

Tùy chọn Get a Link cho bạn đường link đến file hay thư mục mà bạn có thể chia sẻ bằng bất kỳ ứng dụng nào muốn, như qua tin nhắn, hay nhúng trong tài liệu. Nhưng bạn không thể phân quyền chỉnh sửa tài liệu qua link. Nếu muốn có quyền chỉnh sửa file qua link, bạn buộc phải thiết lập quyền này trong thư mục chứa file chia sẻ đó.

Để chỉ định một thư mục chia sẻ, bạn chọn để chia sẻ như trên, và chọn tiếp Share With, sau đó nhấn hoặc chạm vào Advanced ở bên dưới cửa sổ xuất hiện. Kiểm tra người nhận hay nhóm người nhận về quyền truy cập thư mục mà bạn muốn chỉnh sửa, sau đó nhấn hoặc chạm vào nút Edit User Permissions để gán quyền bạn muốn người nhận có được.

Bạn cũng có thể nhấn hoặc chạm vào nút Remove User Permissions cho cả file và thư mục trong cửa sổ Share With. Bạn cũng sẽ thấy danh sách người và nhóm người được cấp quyền đến file và thư mục tại đây. Nhấn hoặc chạm vào người và nhóm người để thay đổi quyền, như trong hình 14. Các tùy chọn này tùy vào loại quyền mà người hoặc nhóm người đã có, gồm một trong ba dạng quyền sau: Change to View Only,Allow Edit và Stop Sharing.

Hình 14: Chỉnh lại quyền truy cập vào một thư mục hay file đặc biệt trong OneDrive Online.

Chia sẻ file từ máy tính hoặc từ thiết bị di động

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ trực tuyến từ OneDrive trên PC, thiết bị iOS hoặc Android, nhưng không được từ Mac, vì Microsoft chưa hỗ trợ cho MacOS.

Cách làm cơ bản là chọn một file, sau đó mở một menu để chia sẻ nó qua email (gắn link), là một trong vài phương pháp chia sẻ phổ biến trong các ứng dụng Office 2016. Hoặc bạn có thể sao chép link và dán nó vào tin nhắn hoặc các giao tiếp khác. Nói tóm lại, những phương pháp chia sẻ file đều như nhau, giống như cách chia sẻ file của Office 2016 nhưng OneDrive có thể chia sẻ mọi loại file.

Nhưng làm thế nào để chọn và đồng bộ file trong nhiều hệ điều hành khác nhau.

Như trong hình 15, trong File Explorer của Windows, bạn nhấn chuột phải vào một file chứa trong tài khoản OneDrive và chọn Share With > Specific People trong menu, sau đó nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ, nhấn vào Add sau mỗi một người cần chia sẻ. Mỗi người cũng có một tùy chọn. Bạn cần đảm bảo rằng phải thiết lập đúng quyền truy cập cho mỗi người: Read hoặc Read/Write. Chọn Remove để bỏ họ ra khỏi danh sách chia sẻ. Nhấn Share khi đã thiết lập xong. Người nhận sẽ nhận được một email thông báo chia sẻ, có một đường dẫn đến file trong Office Online hoặc OneDrive Online.

Hình 15: Chia sẻ một file trong File Explorer của Windows.

Nếu bạn gửi cho ai đó một file Office, file đó sẽ được mở trên Office Online, là nơi người nhận có thể chỉnh sửa nó trực tiếp trong trình duyệt hoặc thông qua một ứng dụng Office 2016. Nếu không phải là file Office, họ sẽ nhận tài liệu qua OneDrive Onine, là nơi họ có thể xem hoặc tải về máy tính hay thiết bị di động của họ.

Bạn cũng có thể chọn Share a OneDrive Link từ menu ngữ cảnh. Làm vậy, hệ thống sẽ sao chép một đường link để bạn chia sẻ qua bất kỳ đâu.

Trong hình 16 là ứng dụng OneDrive trên Windows 10, xác định file cần chia sẻ và nhấn chọn hộp Select. Bạn dễ dàng chọn nhiều file cần chia sẻ rồi nhấn vào nút Share (trong mục biểu tượng ba chấm tròn). Còn nếu bạn chỉ chọn một file, bạn sẽ có ba tùy chọn:

• Invite People, hệ thống sẽ gửi một đường link đến người nhận để truy cập Office Online hoặc OneDrive Online. Nếu bạn muốn người nhận có thể chỉnh sửa file thì cần đảm bảo chọn thêm box Allow Editing trong khung xuất hiện nơi bạn gõ vào địa chỉ email người nhận hoặc tên Active Directory.

• Send Files sẽ mở một email và đính kèm các file bạn cần chia sẻ như một bản sao bạn đính kèm trong một email thông thường.

• View People Shared With cho bạn xem danh sách người bạn muốn chia sẻ.

Hình 16: Chia sẻ một file chọn từ ứng dụng OneDrive của Windows.

Để chia sẻ file trong ứng dụng OneDrive trên iOS, bạn chạm và giữ vào bất kỳ file nào trong vòng 1-2 giây, sau đó một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn chọn file cần chia sẻ. Tiếp đó, như trong hình 17, chạm vào nút Share và chọn một trong những nút xuất hiện bên dưới, gồm: Invite People, Copy Link, Email với Outlook (nút này chỉ xuất hiện khi bạn có cài ứng dụng Outlook) và Send File.

Hình 17: Chia sẻ một file từ ứng dụng OneDrive trên iOS. Nếu bạn chọn Invite People từ mục Share (bên dưới, góc trái), sẽ có một vùng đánh dấu đỏ hiện ra để bạn có thể chọn người nhận và chỉnh sửa quyền cho người nhận.

Nếu bạn chọn Invite People, một cửa sổ mới sẽ mở ra, tại đây bạn gõ vào địa chỉ email hay tên trong Active Directory của người nhận và có thể thiết lập chuyển sang Allow Editing sang On nếu bạn muốn người nhận chỉnh sửa được file.

Ứng dụng OneDrive trên Android cũng hoạt động tương tự vậy. Nhưng bạn không phải làm bất cứ gì để hiển thị các hộp chọn lựa, vì chúng nằm sẵn ngay trên giao diện. Sau khi chọn file cần chia sẻ, chạm vào nút Android Share (biểu tượng có dấu ba chấm) ở góc trên màn hình, sau đó chọn Invite People hoặc Send File từ menu xuất hiện, như trong hình 18. Những chọn lựa này hoạt động giống hệt như trên Windows 10 và iOS.

Hình 18: Chia sẻ một file từ ứng dụng OneDrive trên Android.

Mẹo: Trong cả ba ứng dụng OneDrive, nếu bạn chọn nhiều file, bạn chỉ có được một tùy chọn chia sẻ là Send Files.

Truy cập file do người khác chia sẻ

Bất kể dùng OneDrive với thiết bị nào thì bạn đều có thể truy cập được các file OneDrive do mình sở hữu, nhưng không phải lúc nào bạn cũng thấy file OneDrive mà người khác chia sẻ cho bạn. Bởi vì OneDrive không hiển thị file do người khác chia sẻ trong Windows File Explorer hay trong MacOS Finder. Bạn chỉ có thể thấy được những file OneDrive chia sẻ qua ứng dụng OneDrive, hoặc thông qua trình duyệt tại OneDrive Online, hoặc trong một số trường hợp từ Office 2016.

Nếu sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như Box, Dropbox và Google Drive thì có thể bạn sẽ bất ngờ, vì chúng cũng hiển thị được file mà bạn chia sẻ. Nhưng OneDrive chưa hỗ trợ truy cập file do người khác chia sẻ ở mức hệ thống, có nghĩa là bạn không thể dùng OneDrive như là một ổ cứng mạng để làm việc cộng tác với nhiều người.

Hình 19: Bjan có thể xem mọi file mà đồng nghiệp chia sẻ trong OneDrive Online, cũng như mọi file mà bạn sở hữu.

Giải pháp của Microsoft cho vấn đề này là SharePoint, nhưng yêu cầu thiết lập và quản lý các thư mục chia sẻ cho các thành viên, theo nhóm trong Active Directory. Nhưng tích hợp SharePoint với hệ thống file mặc định (trên cả Windows và MacOS) không mấy suôn sẻ, và bạn buộc phải chạy cùng nền tảng để truy cập SharePoint, không như truy cập trên đa nền tảng như OneDrive. Hiện đã có ứng dụng SharePoint cho iOS nhưng chưa có cho Windows và Android (và không có cho MacOS). Dù vậy, đây không phải là giải pháp thực sự cho làm việc cộng tác đa nền tảng.

Dù cho có những hạn chế nhưng bạn có 3 cách để truy cập đến file do đồng nghiệp chia sẻ.

Cách đầu tiên là bạn nên đánh dấu link URL mà đồng nghiệp chia sẻ file bằng trình duyệt, để có thể mở chúng trong Office Online hoặc OneDrive Online. Về cơ bản, bạn biến trình duyệt trở thành hệ thống quản lý file chia sẻ. Nếu trình duyệt của bạn được thiết lập chế độ đồng bộ cho mọi thiết bị (Safari, Chrome, Internet Explorer và Firefox đều có thể hỗ trợ đa nền tảng) thì hệ bookmark bạn đánh dấu trang cũng sẽ được chia sẻ trên mọi thiết bị, cho bạn dễ dàng truy cập tài liệu dễ dàng trên các thiết bị.

Cách thứ hai là bạn vào OneDrive Online trên trình duyệt và nhấn nút Shared With Me trong cửa sổ danh sách file như trong hình 19.

Hình 20: ứng dụng OneDrive trong Windows 10 có thể hiển thị cho bạn file mà đồng nghiệp chia sẻ.

Cách thứ ba là trong Windows, iOS và Android (không cho MacOS), bạn mở ứng dụng OneDrive và mở cửa sổ Shared With Me bằng cách nhấn hoặc chạm vào nút Share With Me, nút có biểu tượng hai người (vị trí của nút này tùy vào từng ứng dụng trên hệ điều hành). Hình 20 hiển thị cách làm này trong ứng dụng OneDrive trên Windows 10. 

PC World VN 10/2016

Nguồn: PC World VN