Thư điện tử trường tồn

Chúng ta đều nhận thấy sự cứng nhắc của thế giới công nghệ khi mà các tiêu chuẩn và giao thức cơ bản vẫn được sử dụng một cách “bảo thủ” trong những thập kỷ qua, mặc dù đây ... Chúng ta đều nhận thấy sự cứng nhắc của thế giới công nghệ khi mà các tiêu chuẩn và giao thức cơ bản vẫn được sử dụng một cách “bảo thủ” trong những thập kỷ qua, mặc dù đây được coi là một lĩnh vực khoa học có sự phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ. Trong đám “bảo thủ” này, email có thể coi là sự tồn tại vinh quang nhất khi bị rất nhiều đối thủ lăm le thay thế. Câu hỏi đặt ra là nếu có chương trình nào thực hiện được đầy đủ các tính năng của email song lại tốt hơn, an toàn hơn, đỡ rắc rối hơn thì liệu có đáng để đầu tư hay không?

Suốt những năm qua, đã có cả tá công ty/ tổ chức nỗ lực nghiên cứu phát triển ra những giải pháp nhằm thay thế cho giao thức tiêu chuẩn SMTP/POP3/IMAP. Rất ít trong số đó tìm ra hướng đi riêng cho mình, số còn lại biến mất không sủi tăm. Điểm chung là hầu hết các công ty dạng này thường cố gắng thay đổi email theo 3 cách: Phát minh lại email và xây mới một giao thức riêng cho nó; Trực quan và đơn giản hơn; Cuối cùng là tìm cách chuyển công việc truyền thống của email sang ứng dụng khác…

Vậy phải làm thế nào để có thể lật đổ được vị trí thâm căn cố đế của email? Hãy xem chia sẻ của các chuyên gia dưới đây.

Nhất thiết phải tạo ra được giao thức mới
Việc nghĩ ra một giao thức mới cho thư điện tử là cách hiệu quả nhất để có thể thay thế e-mail truyền thống. Song đây lại là cách khó khăn nhất. Các vấn đề mà người dùng hay than phiền nhất về thư điện tử là vấn nạn spam, bảo mật và thiết kế giao thức không hiệu quả chính là cơ sở cho những kẻ lăm le thay thế phương tiện giao tiếp này có thể tận dụng. Trong thế giới công nghệ, có vẻ như thay thế một phương thức “già cỗi” có tuổi đời vài thập kỷ là việc dễ dàng. Không chỉ người dùng, nhiều chuyên gia công nghệ cũng khấp khởi hy vọng về việc có thể cải tiến phương thức giao tiếp điện tử truyền thống. Có điều, việc “phát minh lại” công cụ giao tiếp qua môi trường mạng này lại dường như bất khả thi vì các lý do sau.

Đầu tiên, việc đưa ra được một giao thức mới mà mọi người đều đồng ý sử dụng là rất khó. Việc này thường phải có những ông lớn công nghệ đứng đằng sau ủng hộ và thúc đẩy mới mong phát triển được trên diện rộng. Nhưng điều đó cũng không thể đảm bảo chắc chắn. Có thể lấy Google làm ví dụ, hãng này đã đưa ra các chuẩn mới của mình để thay thế cho chuẩn IMAP “cổ lổ sĩ” có từ năm 1986 nhưng chỉ áp dụng cho Gmail mà thôi. Và tất nhiên điều đó chỉ giải quyết được một góc nhỏ của vấn đề mà thôi. Thêm nữa, giao thức mới phải được hỗ trợ trên cả máy trạm và máy chủ vốn dĩ đã trở nên dễ dàng hơn vào thời điểm này nhờ vào các ứng dụng mail nền web. Song các thiết bị di động và máy tính truyền thống cũng cần phải giao tiếp trơn tru với nhau.

Vấn đề thứ hai gai góc hơn là sự xáo trộn một thói quen thâm căn cố đế mà những người dùng chuẩn SMTP/POP/IMAP đã thuộc làu từ bao năm nay. Đã có một giải pháp khả dĩ do một công ty khởi nghiệp giới thiệu là Inbox (không phải là Google Inbox). Đơn vị này muốn gói ghém các hệ thống email có sẵn vào một giao thức mới cùng với các hàm API. Nếu thực sự có đủ số người dùng ủng hộ nó, thì các giao thức cũ có thể sử dụng như IETF RFC. Ý tưởng của Inbox tỏ ra khá đúng đắn khi sử dụng các API mã nguồn mở do GNU Affero GPL cấp phép và dự án này thu hút được rất nhiều sự quan tâm của các các nhà lập trình ứng dụng email trên nền tảng di động. Một dự án khác tương đồng với Inbox cả về cách tiếp cận cũng như thiết kế là JMAP của FastMail. JMAP dùng JSON để hoàn thiện và gói gọn các yêu cầu cũng như các xử lý mà email vẫn làm như gửi và nhận thư, sắp xếp lịch làm việc, lưu trữ danh bạ hay những việc tương tự khác.

Một hộp Inbox tốt hơn
Thay thế được email ở mức độ giao thức chắc chắn là vô cùng khó khăn nhưng lại thu hút nhiều người tham gia và không mấy ai quan tâm đến việc thử thay đổi trải nghiệm người dùng. Suy cho cùng thì người dùng hiện đau đầu nhiều hơn với việc quản lý email chứ ít chú ý đến vấn đề giao thức

Những ý tưởng chủ đạo hiện nay thực ra không tồi chút nào khi cố gắng mang tới một chương trình đẹp đẽ hoặc thích hợp hơn với người dùng di động. Họ sử dụng các phân tích thống kê để có thể tự động phân loại hành vi xử lý thích hợp với từng thư điện tử với mong muốn giảm thiểu sự can thiệp thủ công của người dùng đối với email. Các chương trình này sẽ xác định email nào cần loại bỏ, email nào cần trả lời ngay tức thì hoặc trả lời sau. Đây chính là “mục đích của thế hệ chương trình email kế tiếp – email 2.0”, theo lời của Dave Bagget, CEO của Inky Mail. Ông này cho rằng các nhà phát triển “cần làm cho chương trình email phải có tính năng tương tự như các chương trình hỗ trợ cá nhân thay vì chỉ gửi, nhận và quản lý email.”

Google tỏ ra rất quyết tâm với hướng tiếp cận này khi nâng cấp tính năng tự động phân loại thư mới nhận lên một tầm cao mới trong một sản phẩm với chính tên gọi Inbox. Tại đây, thư được phân loại và nhóm một cách tự động theo từng lĩnh vực khác nhau. Các thư được coi là quan trọng hơn như cập nhật thông tin về tình trạng đơn hàng hay các chuyến đi đã được lên lịch sẽ được nhấn mạnh và lưu ý người dùng dưới dạng thông báo như chính các ghi chú nhắc việc mà người dùng tạo ra.

IBM cũng đang theo đuổi một dự án tương tự với mục đích phục vụ tốt hơn cho các khách hàng sử dụng Lotus Notes. Chương trình Verse sẽ giúp biến một Lotus Note nặng nề sang dùng các tùy chọn nền web nhẹ nhàng hơn, tập trung hơn vào người dùng cũng như chuỗi thông tin trao đổi thay vì từng email cá biệt. Và chương trình này sử dụng tính năng phỏng đoán Watson do IBM phát minh để phân loại thư. Sau cùng, IBM muốn triển khai dịch vụ này dành cho người dùng cuối trước rồi mới cân nhắc xem có áp dụng cho khối doanh nghiệp hay không.

Vấn đề đặt ra cho các giải pháp tiếp cận theo hướng nhắm vào hộp thư là chúng cần tỏ ra ít nhất không tệ hơn so với việc sắp xếp thủ công của người dùng cũng như các chi tiết cá nhân hóa mà họ muốn có. Các giải pháp này cần làm cho người dùng không cảm thấy xa lạ với những gì họ đã quen dùng trong bao năm qua mà lại có được các tính năng tiên tiến hiện đại hơn như đã nói ở trên.
Tách email ra khỏi công việc công ty

Như vậy chúng ta đều thấy rằng các nỗ lực tiếp cận để có thể đưa ra được những chương trình thay thế email truyền thống không hẳn nằm ở chương trình khách (client) hay giao thức mà nó liên quan mật thiết đến các hành xử công việc liên quan đến email. Nó có thể là chuỗi tranh luận về một chủ đề nào đó với đồng nghiệp, hoặc là trao đổi tài liệu qua lại… Nói chung là các hành động sẽ quyết định việc email đó nên phân loại như thế nào cho đúng.

Một trong số các giải pháp tỏ ra hữu hiệu trong lĩnh vực này là Slack do Tiny Speck phát triển với khẩu hiệu “đỡ bận rộn hơn”. Giải pháp này nằm trong số 25 giải pháp điện toán đám mây, bảo mật và khởi nghiệp di động được đánh giá cao. Slack đưa ra cách thức phân loại các hệ thống chat với nhiều “phòng” và “kênh” khác nhau, trong đó mọi đoạn đối thoại đều có thể tìm kiếm được và đồng bộ tự động với nhiều ứng dụng máy khách khác nhau. Giải pháp này còn thiết kế cả việc tạo các nhóm riêng hay gửi thông điệp trực tiếp. Đây cũng là cách mà nhiều đơn vị như Dropbox, GitHub, JIRA… triển khai: tích hợp sâu với hệ thống sẵn có, cung cấp các công cụ và API để người dùng tùy biến thuận tiện cho công việc.

Một giải pháp khác là Huddle thì lại muốn đưa sự cộng tác giữa các đồng nghiệp ra xa khỏi cách thức truyền thống, sử dụng một bảng điều khiển trung tâm hiển thị dưới dạng dự án mà các thành viên trong nhóm đang làm việc chung. Các dự án có thể được khởi tạo và cùng nhau tương tác và các cá nhân có thể mời những người khác tham gia vào dự án nếu cần. Các tài liệu dùng cho dự án chỉ được sử dụng nội bộ và chống truy cập trái phép và giảm được sự phiền phức cũng như nguy cơ bảo mật của việc sử dụng file đính kèm (thay vào đó các thành viên trong dự án chỉ cần gửi đường link cho nhau là được). Phần xử lý chuỗi hội thoại của Huddle có phần giống với các diễn đàn trực tuyến, bao gồm cả việc tranh luận theo chủ đề.

Các giải pháp như vừa nói ở trên không thực sự thay thế email mà chỉ tạo ra một cấu trúc thứ cấp mà thôi. Hầu hết người dùng vẫn cần email để giao tiếp và các tác giả của những giải pháp này đều ý thức được việc đó. Song vấn đề quan trọng nhất mà họ cần giải quyết là sự hữu dụng của việc đưa các tiến trình liên quan đến công việc rời xa email. Nhà phân tích Phillip Karcher của Forrester cho rằng các nhà phát triển nên theo quan điểm tiếp cận nhắm tới “doanh nghiệp xã hội” với việc xây dựng các ứng dụng “bổ sung cho email chứ không phải thay thế chúng”. Ông phát biểu sau khi xem xét các số liệu nghiên cứu rằng những người lao động không sử dụng tới khía cạnh “doanh nghiệp xã hội” thường mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin hơn và do vậy sẽ có hiệu quả làm việc giảm sút.

Email vẫn tồn tại bất chấp tất cả
Bỏ qua cuộc chiến âm thầm song không kém phần khốc liệt này, có thể thấy rằng email vẫn chiếm vị trí trung tâm trong công việc. Các giải pháp khác có thể tiến hóa song song nhưng vị thế mặc định của email trong hoạt động doanh nghiệp hầu như không suy chuyển.

Galen Gruman của tờ InfoWorld đã mổ xẻ khá kỹ những điểm mà email bị cáo buộc như công nghệ cũ, thông tin thừa mứa và duy trì rất tốn công. Nhưng đối với mỗi cáo buộc này, Gruman cũng cho biết là các quan điểm phản biện cũng rất mạnh mẽ. Việc quá tải email thường có nguyên nhân đến từ thói quen sử dụng của người dùng nhiều hơn là công nghệ. Mặt khác thì việc duy trì hạ tầng CNTT của doanh nghiệp là không hề đơn giản do vậy quay lưng với email để tìm đến một giải pháp mới cùng những công cụ hỗ trợ chưa được thử nghiệm kỹ càng là quá phiêu lưu. Điều quan trọng hơn hết là công nghệ mới chưa chắc đã tốt hơn, trong khi email thì được chấp nhận rộng rãi ở khắp nơi trên thế giới và người dùng đã quá quen với nó, bộ phận kỹ thuật thì đã quá am hiểu nó.

Nhớ lại thời điểm năm 2010, các nhà phân tích của Gartner đã dự đoán khoảng 20% số lượng email doanh nghiệp sẽ được thay thế hay nói cách khác là không còn dùng tới do bị ảnh hưởng từ các mạng xã hội khác nhau. Có thể nói họ đã đúng một phần, các chương trình email đã tích hợp chéo sang mạng xã hội khá nhiều. Nhưng vai trò của email đối với doanh nghiệp vẫn còn quá lớn. Theo một cuộc khảo sát do Pew Research Internet Project tiến hành, có tới 61% nhân viên làm việc có kết nối internet đánh giá email là “vô cùng quan trọng” đối với công việc của họ, còn mạng xã hội chỉ có tỷ lệ 4% mà thôi.

Điều này không có nghĩa là email sẽ không có những cải tiến tốt hơn trong tương lai nhưng có điều quá trình này có thể sẽ kéo dài mất thời gian hơn và thận trọng hơn. Nếu giải pháp đưa ra giao thức mới “gói ghém” của Inbox được đón nhận rộng rãi và các thử nghiệm của IBM thành công cùng với việc các doanh nghiệp quyết định rằng công tác liên lạc nội bộ của họ có thể chuyển dần không liên quan tới email nữa thì có thể việc trao đổi thông điệp qua mạng hàng ngày sẽ mang một diện mạo mới. Nhưng để điều đó xảy ra, cần lưu ý các yếu tố trên cần xảy ra song song chứ không thể diễn ra một cách đơn lẻ rời rạc.

PC World VN, 03/2015
 

Nguồn: PC World VN