5 tính năng hữu ích của Dropbox bản di động

Nếu bạn là một người cẩn thận luôn muốn lưu lại các hóa đơn thanh toán, Dropbox sẽ là một công cụ tốt. Phiên bản mới nhất của ứng dụng lưu trữ đám mây phổ biến bây giờ có ... Nếu bạn là một người cẩn thận luôn muốn lưu lại các hóa đơn thanh toán, Dropbox sẽ là một công cụ tốt. Phiên bản mới nhất của ứng dụng lưu trữ đám mây phổ biến bây giờ có thể quét tài liệu, bao gồm cả hóa đơn và nhanh chóng tải chúng lên tài khoản Dropbox của bạn.

Nhưng đó không phải tất cả những gì Dropbox bản mới có thể làm. Bạn cũng có thể tạo các tài liệu Microsoft Office trực tiếp trong Dropbox, hoặc bình luận về một tập tin với các đồng nghiệp. Và đừng quên những tính năng cũ-nhưng-hay như giữ một tập tin Dropbox “offline” hoặc bảo vệ mật khẩu với ứng dụng Dropbox.

Quét tài liệu bằng camera
Nhiều ứng dụng di động của bên thứ ba có thể chụp tài liệu và chuyển đổi chúng thành dạng PDF và sau đó tải lê Dropbox. Tuy nhiên phiên bản mới nhất của Dropbox có thể trực tiếp làm công việc này.

Để thực hiện, bạn chỉ cần nhấn vào nút/biểu tượng “+” trên giao diện chính của Dropbox, nhấn chọn Scan Document, sau đó cố định camera của thiết bị và chờ trong giây lát cho đến khi viền màu xanh phủ toàn bộ văn bản.

Sau khi đã quét tài liệu với ứng dụng Dropbox, bạn có thể cắt, thay đổi bộ lọc, hoặc tạo thêm nhiều trang hơn.

Sau khi đã quét xong, bạn có thể điều chỉnh kết quả, chẳng hạn như  xoay (rotate), thay đổi bộ lọc, cắt ảnh (crop) hoặc quét thêm một trang mới trên cùng tập tin PDF.

Từ bây giờ, để có thể tải tập tin này lên dịch vụ lưu trữ, bạn nhấn nút Next, sau đó đặt tên cho tập tin, chọn vị trí lưu trữ và loại tập tin (chẳng hạn như PDF hoặc PNG), cuối cùng là nhấn Save.

Lưu ý, hiện tại tính năng quét văn bản bằng camera chỉ mới được hỗ trợ cho hệ điều hành iOS. Do đó, người dùng Android cần đợi thêm một thời gian nữa mới có thể áp dụng được tính năng này.

Tạo và chỉnh sửa tập tin Word, PowerPoint, và Excel
Thông thường, người dùng Dropbox buộc phải chuyển sang các ứng dụng khác có hỗ trợ chỉnh sửa tập tin Microsoft Office thì mới có thể làm việc trên các tập tin này. Nhưng trong bản cập nhật mới nhất của Dropbox, bạn đã có thể bắt đầu làm việc với Word, PowerPoint, và Excel ngay trong ứng dụng này.

Trong phiên bản mới nhất của Dropbox, bạn có thể dễ dàng để tạo và chỉnh sửa tài liệu Office trực tiếp ngay trong ứng dụng này.

Để thực hiện, bạn hãy nhấn vào nút/biểu tượng +, chọn Create or Upload File, sau đó chọn tiếp ứng dụng Office. Tại đây, bạn có thể đặt tên và chọn vị trí lưu trữ tài liệu trên tài khoản Dropbox của mình.

Tiếp đến, hãy nhấn Create, và chọn tiếp ứng dụng mình cần trong  trình đơn lựa chọn ứng dụng Office (lưu ý, bạn cũng cần phải cài đặt bộ sản phẩm Microsoft Office trên thiết bị của mình).

Trong suốt quá trình làm việc, các thay đổi đều được tự động lưu lại trên dịch vụ Dropbox. Một khi hoàn tất, hãy nhấn nút Back và bạn sẽ trở lại giao diện chính của ứng dụng Dropbox.

Bạn cũng có thể điều chỉnh tài liệu Office có sẵn trên Dropbox bằng cách mở tập tin, sau đó nhấn tiếp nút Edit. Khi đó, tài liệu sẽ tự động mở bằng các ứng dụng Office để bạn thực hiện việc chỉnh sửa.

Để lại phản hồi trên tập tin
Có thể nói, việc hợp tác với người dùng khác cùng chỉnh sửa tập tin sẽ khó khăn hơn nếu bạn không thể giao tiếp với họ. Chính vì vậy, Dropbox đã cho phép người dùng có thể dễ dàng trò chuyện về các tập tin thông qua tính năng để lại phản hồi (comment) của mình trên tập tin đó.

Phiên bản Android của Dropbox cho phép bạn vừa xem lại tập tin vừa để lại phản hồi trên tập tin đó.

Để sử dụng, bạn chỉ cần mở tập tin và nhấn vào biểu tượng phản hồi để bắt đầu trò chuyện. Bất cứ ai nhận được bạn chia sẻ tập tin đều có thể nhìn thấy những phản hồi này. Bạn cũng có thể trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp khác bằng cách thêm ký tự @ vào trước người đó (ví dụ: @tên) trong phản hồi.

Ngoài ra, nếu nhấn vào nút Notification (biểu tượng hình chuông) ở góc trên của cửa sổ comment, bạn sẽ kích hoạt thông báo khi có bất kỳ phản hồi nào vừa xuất hiện.

Tuy nhiên, điểm hạn chế của tính năng phản hồi là bạn không thể gán (tag) một phần hoặc toàn bộ tập tin và thêm một bình luận mới. Nhưng bản Dropbox cho Asndroid cho phép bạn xem tập tin trong khi viết comment, chỉ cần nhấn vào nút hình vuông bên cạnh biểu tượng Notifications.

Thủ thuật: Từ trình duyệt trên desktop, bạn có thể đánh dấu comment như “Resolved” (đã giải quyết) để xóa tất cả các comment.

Bảo vệ Dropbox bằng mật khẩu
Cho dù smartphone hay tablet của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu mở máy, nhưng bạn cũng nên cân nhắc bổ sung thêm một lớp bảo vệ cho các tập Dropbox của mình. Về cơ bản, Dropbox cho phép bạn có thể tạo ra mật khẩu gồm 4 chữ số.

Để thực hiện đối với phiên bản Android, bạn hãy nhấn vào biểu tượng 3 gạch ngang ở góc trên của giao diện chính Dropbox, chọn Settings (biểu tượng hình bánh răng), sau đó nhấn tiếp vào mục Configure Passcode. Còn trên iOS, bạn hãy nhấn chọn thẻ Recents, sau đó nhấn nút Settings và chọn tiếp Configure Passcode.

Bạn có thể thiết lập Dropbox tự động đăng xuất, thậm chí xóa sạch tất cả dữ liệu của mình nếu nhập sai mật khẩu nhiều lần.

Tiếp đến, hãy nhấn chọn Turn passcode on, sau đó nhập mã PIN 4 ký tự.

Một khi kích hoạt, mật khẩu của Dropbox sẽ tự động đăng xuất nếu người dùng iOS nhập sai 10 lần. Đối với phiên bản Android, người dùng sẽ không bị đăng xuất khỏi ứng dụng mà thay vào đó, tập tin trên Dropbox sẽ tự động xóa nếu bạn nhập sai mật khẩu 10 lần.

Hãy nhớ rằng tính năng khóa bằng mật khẩu của Dropbox chỉ khóa thiết bị cầm tay bạn đang sử dụng. Nếu muốn khóa Dropbox trên các thiết bị khác, bạn sẽ phải lặp lại quá trình này cho mỗi thiết bị.

Lưu giữ tập tin ngoại tuyến
Giống như phiên bản máy tính, ứng dụng Dropbox trên smarphone cũng không thể làm tốt nhiệm vụ lưu trữ trong khi thiết bị này không được kết nối mạng.

Chính vì vậy, bạn có thể gán cờ (flag) cho bất kỳ tập tin cụ thể để sử dụng ngoại tuyến (offline). Bằng cách này, phiên bản mới nhất của tập tin sẽ luôn được tải về thiết bị và bạn có thể sử dụng chúng khi không kết nối Internet.

Bạn có thể mở tập tin ngay cả khi điện thoại của mình không có kết nối mạng.

Để thực hiện,  bạn hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên xuống tương ứng với tập tin trong danh sách tập tin của Dropbox, sau đó kích hoạt tùy chọn Make Available Offline. Bạn cũng có thể truy cập vào tập tin, sau đó nhấn vào biểu tượng hình 3 chấm ở góc trên của màn hình và chọn tiếp Make Available Offline.

Ngoài ra, người dùng Android có thể xem lại tất cả tập tin Dropbox đang ở chế độ ngoại tuyến bằng cách nhấn vào biểu tượng 3 gạch ngang và chọn tiếp Offline files. Đối với phiên bản iOS của Dropbox, bạn hãy nhấn thẻ Offline ở bên dưới của màn hình.

Lưu ý, tập tin Dropbox ngoại tuyến sẽ cần một phần dung lượng lưu trữ trên thiết bị của bạn. Bên cạnh đó, mọi thay đổi mà bạn thực hiện trên tài liệu có thể gây xung đột với những người đồng chỉnh sửa khác.

PC WORLD VN, 08/2016
 

Nguồn: PC World VN